Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet
Geef leiding aan de ondersteuning van bestuur en directie
De unit Bestuurssecretariaat en Kabinet is onderdeel van het team Strategie en Beleid. Het Bestuurssecretariaat bestaat uit bestuurs- en directiesecretaresses, ondersteuners van teammanagers en administratieve medewerkers. Ook Kabinetszaken maakt onderdeel uit van de unit.
Het Bestuurssecretariaat ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de directie en een aantal teammanagers. Dankzij professionele en goed georganiseerde ondersteuning kunnen college en directie zich volledig richten op hun inhoudelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden.
Kabinetszaken adviseert en ondersteunt het college en in het bijzonder de burgemeester. Daarnaast is Kabinetszaken verantwoordelijk voor de voorbereiding en ondersteuning van representatieve momenten, officiële ontvangsten en terugkerende evenementen voor de burgemeester en collegeleden.
Als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet ben jij de operationeel leidinggevende van de medewerkers binnen deze unit. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning kwalitatief op niveau is, werkzaamheden goed op elkaar aansluiten en medewerkers optimaal kunnen functioneren.
Je stuurt de unit zelfstandig aan en bent verantwoordelijk voor de inhoud, kwaliteit en het budget. Daarnaast ben je gesprekspartner voor het college en de directie als het gaat over de ondersteuning en dienstverlening vanuit jouw unit.
Wat ga je doen?
Als unitleider geef je richting aan de dagelijkse werkzaamheden én aan de verdere ontwikkeling van de unit. Je houdt je onder andere bezig met:
- het aansturen van medewerkers met verschillende rollen en verantwoordelijkheden;
- het bewaken van de voortgang, kwaliteit en uitvoering van de werkprocessen;
- het ondersteunen, begeleiden en coachen van individuele medewerkers en het team als geheel;
- het organiseren en verbeteren van de onderlinge afstemming van werkzaamheden;
- het afstemmen met bestuursadviseurs, directieadviseurs en communicatieadviseurs;
- het stimuleren van ontwikkeling en professionalisering binnen het Bestuurssecretariaat en Kabinet;
- het bewaken van de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan bestuur en directie.
Daarnaast:
- stem je regelmatig af met de teammanagers van Strategie en Beleid en Communicatie;
- neem je deel aan het portefeuillehouderoverleg van de burgemeester;
- organiseer je maandelijks overleg met de verschillende teams binnen jouw unit;
- bespreek je regelmatig met collegeleden of de ondersteuning aansluit bij hun behoeften;
- geef je leiding aan Kabinetszaken;
- stuur je op een veilige, professionele en prettige werkomgeving.
Wanneer hebben wij een match?
Als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet ben je integraal verantwoordelijk voor jouw unit. Je schakelt gemakkelijk tussen de dagelijkse aansturing van medewerkers en de bestuurlijke omgeving waarin je werkt.
Je begrijpt dat ondersteuning van bestuur en directie méér vraagt dan een goede planning en organisatie. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, weet wanneer discretie noodzakelijk is en kunt omgaan met verschillende belangen en verwachtingen.
Tegelijkertijd ben je zichtbaar en toegankelijk voor je medewerkers. Je geeft vertrouwen en ruimte waar dat kan en biedt richting wanneer dat nodig is. Je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat mensen weten wat er van hen wordt verwacht.
Je weet op een natuurlijke manier afstemming en consensus te bereiken, zonder daarbij de voortgang uit het oog te verliezen.
We zoeken iemand die
- een positieve en optimistische uitstraling heeft en anderen weet te enthousiasmeren;
- sterk is in regievoering, overzicht bewaart en structuur aanbrengt in processen en werkzaamheden;
- ontwikkeling en professionalisering van het Bestuurssecretariaat en Kabinet stimuleert;
- een veilige werkomgeving creëert en een verbindende, coachende leiderschapsstijl heeft;
- gemakkelijk beweegt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving;
- zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie;
- eerlijk, betrouwbaar en consistent is in gedrag en communicatie;
- oog heeft voor zowel de mens als het resultaat.
Wat breng je mee?
- hbo-werk- en -denkniveau;
- een afgeronde managementopleiding;
- ruime ervaring met werken binnen de bestuurlijke context van een gemeente, bij voorkeur in directe samenwerking met een college van burgemeester en wethouders;
- ervaring met of goede kennis van professionele secretariaatsondersteuning;
- ervaring met coachend leiderschap;
- het vermogen om zelfstandig te sturen op kwaliteit, samenwerking, processen en resultaten.
Jouw team
Je gaat aan de slag binnen het team Strategie en Beleid, unit Bestuurssecretariaat en Kabinet.
Je werkt nauw samen met de teammanagers van Strategie en Beleid en Communicatie en in de dagelijkse praktijk met onder andere de communicatieadviseur en bestuursadviseur van de burgemeester.
Je komt terecht in een betrokken omgeving waarin collega’s samenwerken, elkaar gemakkelijk opzoeken en kennis met elkaar delen.
Jouw leidinggevende is de teammanager Strategie en Beleid.
Wie zijn wij?
Bij de gemeente Vlaardingen werken we samen met inwoners, ondernemers en organisaties aan een stad die blijft ontwikkelen. Onze organisatie beweegt mee met de samenleving. We werken professioneel, geven ruimte aan initiatief en leren van elkaar. Zo bouwen we samen aan resultaten waar we trots op zijn.
Wat bieden wij jou?
- een functie voor 28 uur per week;
- een bruto maandsalaris van € 4.465 tot € 6.343 (schaal 11, Cao Gemeenten) op basis van een 36-urige werkweek;
- een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris;
- deelname aan het ABP-pensioenfonds;
- volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen;
- een afwisselende leidinggevende functie op het snijvlak van organisatie, dienstverlening en bestuur;
- een functie waarin je zichtbaar invloed hebt op de kwaliteit van de ondersteuning van het college en de directie.
Meer informatie of direct solliciteren?
Heb je inhoudelijke vragen over de functie of het team? Neem dan contact op met Thysia Verburg, interim teammanager Bestuurssecretariaat en Kabinet, via 06 - 14 31 31 66.
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Jerry van der Laan, recruiter, via 06 - 10 87 46 46.
Enthousiast geworden? Solliciteer dan via de sollicitatiebutton.