Onze ambitie: informatie als de motor van de organisatie

Het team Informatiebeheer speelt een cruciale rol in het beheer van essentiële informatie van onze organisatie in verschillende vormen. Van traditionele documenten tot sociale media. Het kanaliseren en beheren van al die informatie is uitdagend, spannend en leuk werk. Er is bovendien veel ruimte voor groei en innovatie. Het werkt aanstekelijk dat we allemaal streven naar excellentie en waarde hechten aan samenwerking en creativiteit.

Informatiebeheer & archivering

Het team (17 collega’s) bestaat uit informatiebeheerders, informatiespecialisten, senior informatie specialisten, recordmanager, proces- en kwaliteitscontrollers, informatiebeleidsadviseurs, coördinator en teammanager. We zijn verantwoordelijk voor het effectief beheren, organiseren en beschermen van informatiebronnen. Dit omvat databeheer, documentatie, en het waarborgen van compliance met wet- en regelgeving en interne afspraken. Kortom, we gaan over informatiebeheer en archivering.

Groeien

We werken efficiënt en nauw samen met andere teams, zoals stadsarchief, informatiemanagement (IM) en ICT. Dat doen we in een open werkcultuur, waar communicatie en teamwork de kern vormen. Wij koesteren een voortdurende professionele ontwikkeling, zowel binnen als buiten ons team. Je kunt bij ons groeien in rollen, zoals senior informatiespecialist, senior beleidsmedewerker, kwaliteitscontroller, coördinator of teammanager.

Actuele uitdagingen

We hebben al successen behaald door werkprocessen te optimaliseren, gegevensintegriteit te versterken, risico's te verminderen en diverse teams doeltreffend te ondersteunen in hun dagelijkse werk. Bovendien hebben we de organisatie doordrongen van het cruciale belang van een goed beheer van informatie.

Maar er blijft genoeg te doen. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van expansieve datasets, het waarborgen van de veiligheid van gegevens, het aanpassen aan voortdurend evoluerende technologieën en het vlot inspelen op wijzigingen in wetgeving. Bovendien willen we de informatiebeheerprocessen binnen de organisatie verder optimaliseren. Alle collega’s moeten kunnen profiteren van onze expertise. Informatie moet voor hen makkelijk vindbaar, beschikbaar, leesbaar, te interpreteren en toekomstbestendig zijn.

Latifa Ziani

Ik heb het nodig om mijzelf uit te dagen

Latifa Ziani-Stitou rondde twee Hbo opleidingen af en had verschillende banen en rollen bij publieke en private organisaties. In Vlaardingen is ze coördinator informatiebeheer. Een nieuwe tak van sport voor haar. ‘Wat ik niet weet, kan ik leren. Ik heb het nodig om mijzelf steeds weer uit te dagen.’ 

Het team Informatiebeheer (17 collega’s) is verantwoordelijk voor het effectief beheren, organiseren en beschermen van informatiebronnen. ‘We ondersteunen de hele organisatie, want informatie speelt bij elk team een belangrijke rol. Als coördinator ben ik de schakel tussen de teamleden en de teammanager. Ik vind het heel leuk om te zorgen dat projecten op rolletjes lopen. Bijvoorbeeld door een evenwichtige samenstelling qua discipline en expertise. Ook houd ik de planning goed in het oog.’  

Open en eerlijk

Het team Informatiebeheer bewaakt de duurzame toegankelijkheid en samenhang van informatie. Latifa: ‘We hebben een goed overzicht van gegevens die in onze organisatie worden geregistreerd en beheerd. Beheer is aan allerlei wetten en regels gebonden, denk alleen al aan de bewaartermijn. We maken collega’s hier ook bewust van, onder meer door hen trainingen te geven. 

Als je bij ons team wilt werken, moet je veel kennis hebben. Dat vereist een specifieke opleiding, waarvan onderdelen ook worden aangeboden via de Vlaardingen academie. Toen ik in Vlaardingen solliciteerde, werd er open en eerlijk gesproken over de uitdagingen. Dat vond ik heel prettig. Natuurlijk loopt niet altijd alles vlot, maar daarvoor deins ik niet terug.’  

Overal is een oplossing voor

Latifa werkte eerder bij private organisaties. ‘Ik vind het een meerwaarde dat ik impact kan maken voor de stad. Een open overheid zorgt immers voor vindbare, leesbare en betrouwbare informatie. Bij mijn vorige werkgever, een commercieel bedrijf, waren mijn taken en rollen duidelijk ingekaderd. Nu is dat minder het geval, maar dat maakt mijn baan ook spannend. Als ik hulp nodig heb, kan ik iedereen aanspreken. We zijn er echt voor elkaar. De sfeer is positief. Elke fout is een leermoment en overal is een oplossing voor!’